Değerli Öğretim Elemanları;

Üniversitemiz birimleri tarafından düzenlenen akademik, bilimsel, kültürel, sosyal ve toplumsal katkı odaklı etkinliklerin önemli bir kısmının mevcut sistemlere kaydedilmemesi sebebiyle kurumsal ölçekte veri kaybı yaşanmakta, gerçekleştirilen etkinliklerin duyurulması, tanıtılması, raporlanması ve üst yönetime zamanında iletilmesi güçleşmektedir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile yapılan değerlendirme sonucunda, etkinliklerin eksiksiz kaydedilmesini ve üst yönetime otomatik bilgilendirme yapılmasını sağlayan yeni “Etkinlik Takip ve Bildirim Sistemi'' nin uygulanabilir olduğu tespit edilmiş olup bu doğrultuda Üniversitemizde yeni bir uygulamaya geçilmesi uygun görülmüştür.

1. Etkinlik Kayıt Zorunluluğu

01.01.2026 tarihi itibarıyla Üniversitemiz öğretim elemanları tarafından Üniversitemiz içinde/dışında gerçekleştirilecek/katkı sağlanacak tüm etkinliklerin (çalıştay, panel, konferans, seminer, söyleşi, öğrenci etkinlikleri, toplumsal katkı faaliyetleri, spor etkinlikleri vb.) Etkinlik Takip Sistemine kaydedilmesi zorunlu olup, söz konusu etkinlik başvurularının https://ets.comu.edu.tr/ adresinde yer alan sistem üzerinden yapılması gerekmektedir.

2. Kayıt Formu

Etkinlik planlayan birimlerimiz ve kurum dışı etkinliklere katılan personelimiz; etkinliğin adı, etkinliğin tarihi, düzenleyen kişi/birim ve iletişim telefonu bilgilerini sisteme girerek kayıt işlemini tamamlayacaktır. Etkinlik kaydı yapılmayan hiçbir faaliyete yönelik: yer tahsisi, salon tahsisi, afiş/onay süreçleri, kurumsal duyuru talepleri işleme alınmayacaktır.

3. Otomatik Bildirim Mekanizması

Yer tahsisi onaylanan etkinlikler için sistem tarafından otomatik olarak, Rektörlük, Rektör Yardımcılarının Özel Kalemleri, Genel Sekreterlik ve Kurumsal İletişim Direktörlüğü birimlerine e-posta yoluyla günlük bildirim yapılacaktır.

4. Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Kalkınma Hedefleri Entegrasyonu

Etkinlik formuna, Birleşmiş Milletler’in 17 Sürdürülebilir Kalkınma Hedefi (SKA) opsiyonları eklenmiştir. Etkinliği düzenleyen/katkı sağlayan kişi/birim, etkinliğin ilgili olduğu hedef(ler)i seçerek veri girişini tamamlayacaktır. Bu uygulama Üniversitemizin SKA performans ölçümlerini güçlendirecek ve ulusal/uluslararası raporlamalarda kullanılabilir veri seti oluşturacaktır.

5. Birim Yöneticilerinin Sorumluluğu

Tüm akademik ve idari birim yöneticilerimiz, Etkinlik Takip Sistemine kaydı yapılmamış etkinliklere onay vermeyecek, yer tahsisi sürecinde etkinlik kayıt numarasını kontrol edecektir. Bu hususta gerekli bilgilendirmelerin birimlerinizde yapılması önem arz etmektedir.

Not:  Bu bilgilendirme içeriği ve etkinlik takip ve bildirim sistemi linki için her zaman ulaşım sağlanabilmesi adına ilgili ek fakülte web sayfamızın "kalite güvence ve iç kontrol" sekmesinin içerisinde yer alan "formlar ve dilekçeler" başlığındaki "personel için formlar" sekmesine de konulmuştur. Bilgilerinize sunarız.